1. Who we are (Data Controller)
TrophyLog A/S ("TrophyLog", "we", "us") is the data controller for the personal data processed through the TrophyLog mobile app and related services.
- Company: TrophyLog A/S
- CVR (business reg. no.): 31282241
- Address: Sortebjergvej 6, 3200 Helsinge, Denmark
- Contact / privacy enquiries: contact@trophylog.com
- Data Protection Officer: Martin Hobert — contact@trophylog.com
2. Scope
This policy explains what personal data we collect through the TrophyLog app, why we process it, the legal bases under the EU General Data Protection Regulation (GDPR), who we share it with, how long we keep it, and your rights.
3. What data we collect and why
| Data | Examples | Purpose | Legal basis (GDPR Art. 6) |
| Account data | Email address, name, user ID, authentication identifiers (incl. Sign in with Google/Apple) | Create and secure your account, sign you in | Contract (6(1)(b)) |
| Hunting content | Hunts, trophies, species, notes, photos and media you add | Provide the core logging features and sync them across your devices | Contract (6(1)(b)) |
| Location data | Precise GPS location, map regions, areas and markers you create | Center the map, place markers, and store the locations you record | Contract (6(1)(b)); device location access only with your consent (6(1)(a)) |
| Photos & media | Images/videos you attach to records | Let you document hunts and trophies | Contract (6(1)(b)); photo library access with your consent |
| Contacts | Contacts you choose to import | Let you add hunting companions and contacts | Consent (6(1)(a)) — only contacts you actively import |
| Subscription & purchase data | Subscription status, plan, app store transaction/receipt identifiers, RevenueCat app user ID, purchase and entitlement history | Validate your in-app purchases and manage your plan and usage limits across devices | Contract (6(1)(b)); legal obligation for accounting (6(1)(c)) |
| Shared content & safety data | Content you share with groups or via links (with your user ID as author), reports you submit or that concern you (reporter, reported user, content reference, reason, an evidence snapshot), block lists, moderation decisions | Attribute shared content, screen it for objectionable material, handle reports and blocks, and enforce our Terms | Contract (6(1)(b)); legitimate interests (6(1)(f)) — keeping the Service safe; legal obligation (6(1)(c)) where a law requires us to act |
| Diagnostics | Crash logs and technical error data (via Firebase Crashlytics) | Keep the app stable and fix bugs | Legitimate interests (6(1)(f)) — maintaining a reliable service |
| Push notifications | Device push token (via Firebase Cloud Messaging) | Send notifications you've enabled | Consent (6(1)(a)) |
We do not use your data for advertising, and we do not track you across other companies' apps or websites.
4. In-app purchases (Apple, Google & RevenueCat)
Subscriptions and other in-app purchases are made through the Apple App Store or Google Play. Your payment details are collected and processed by Apple or Google as independent data controllers under Apple's and Google's privacy policies. We never receive your card number.
We use RevenueCat, Inc. (USA) as our processor to validate store purchases and keep your plan in sync across devices. RevenueCat receives the store purchase token or receipt, a RevenueCat app user ID linked to your TrophyLog account, and basic device metadata (such as platform, app version, and IP address). We store your subscription status, plan, and purchase identifiers to manage your access and usage limits.
5. Content moderation, reports & blocking
Content you share with other users (for example in hunting groups, on your profile, or via public or unlisted links) carries your user ID as its author and may be screened, automatically and by our team, for content that violates our Terms. When you report content or a user, or block a user, we record who reported or blocked whom, the content concerned, the reason you gave, and a snapshot of the content as evidence, so that we can review the report and act on it. The reported user is not told who reported them. We keep a record of the decisions we make so we can enforce our Terms consistently and respond to appeals. Private hunting-log data that you have not shared is not screened.
6. Who we share data with
We share personal data only with service providers ("processors") that help us run TrophyLog, under data processing agreements:
- Railway — application hosting and database
- Cloudflare (R2, Workers) — storage of your photos and files, database backups, and request routing/delivery for our services
- Bunny Stream — upload, processing, hosting and playback of videos you add
- Resend — transactional email (such as verification and account-deletion codes)
- Google Firebase (Crashlytics, Cloud Messaging) — crash diagnostics and push notifications
- Mapbox — map rendering (receives location/map requests)
- RevenueCat, Inc. — in-app purchase validation and subscription management
- Google / Apple — only if you use Sign in with Google/Apple, for authentication
Apple and Google process your in-app purchases as independent controllers, not as our processors. We may disclose personal data to authorities where the law requires it, for example in connection with unlawful content or conduct reported to us. We do not sell your personal data.
7. International transfers
Some of our processors (e.g. Google, RevenueCat, Cloudflare, Bunny Stream, Resend, Mapbox) may process or route data outside the EU/EEA, including in the United States. Where this happens, transfers are protected by appropriate safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses and/or the EU–US Data Privacy Framework. Contact us for details or a copy of the safeguards.
8. How long we keep data
- Your private account and hunting content: kept while your account is active. When you ask us to delete your account, it is deactivated immediately and permanently deleted after a 30-day grace period. Signing in again during those 30 days cancels the deletion. This covers your account details and the hunts, trophies, areas, markers, photos and videos you have not shared with a group.
- Content you shared with a group: hunts, trophies, bookings and media you shared with a hunting group stay with that group after your account is deleted, because the remaining members still need their own records. Your attribution is removed: the entry is no longer linked to your account and is shown as "Deleted user". Groups you owned are transferred to another member, or deleted with their content if you were the only member.
- Backups: database backups are kept for 30 days and then deleted, so deleted data can still exist in a backup for up to 30 days.
- Purchase and accounting records: subscription, purchase and entitlement records are kept for 5 years where required by Danish accounting law (Bogføringsloven), even after your account is deleted.
- Reports, blocks and moderation decisions: kept while the report is open and for up to 2 years after it is closed, or longer where needed to enforce our Terms, prevent repeat abuse, or defend legal claims.
- Permanent-ejection records: where we permanently eject a user, we keep a minimal record of the ejection for as long as needed to stop that user returning to the Service.
- Crash diagnostics: retained per Firebase defaults (up to 90 days).
The account deletion page explains the same process step by step.
9. Your rights under GDPR
You have the right to access, rectify, erase, restrict, or object to processing, to data portability, and to withdraw consent at any time (without affecting prior processing). To exercise any right, contact contact@trophylog.com. You can delete your account and associated data directly in the app under Settings → Danger zone, or by emailing us.
You also have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet, datatilsynet.dk).
10. Children
TrophyLog is not directed at children under 16. We do not knowingly collect data from children under that age.
11. Changes
We may update this policy. Material changes will be notified in the app or by email. The version number and "Last updated" date at the top of this page identify the current revision.
12. Contact
TrophyLog A/S, Sortebjergvej 6, 3200 Helsinge, Denmark — contact@trophylog.com
1. Hvem vi er (dataansvarlig)
TrophyLog A/S ("TrophyLog", "vi", "os") er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles via TrophyLog-mobilappen og tilhørende tjenester.
- Virksomhed: TrophyLog A/S
- CVR-nr.: 31282241
- Adresse: Sortebjergvej 6, 3200 Helsinge, Danmark
- Kontakt / spørgsmål om privatliv: contact@trophylog.com
- Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Martin Hobert — contact@trophylog.com
2. Omfang
Denne politik forklarer, hvilke personoplysninger vi indsamler via TrophyLog-appen, hvorfor vi behandler dem, retsgrundlaget efter EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), hvem vi deler dem med, hvor længe vi gemmer dem, og dine rettigheder.
3. Hvilke data vi indsamler og hvorfor
| Data | Eksempler | Formål | Retsgrundlag (GDPR art. 6) |
| Kontodata | E-mailadresse, navn, bruger-id, login-id'er (inkl. Log ind med Google/Apple) | Oprette og sikre din konto, logge dig ind | Aftale (6(1)(b)) |
| Jagtindhold | Jagter, trofæer, arter, noter, billeder og medier, du tilføjer | Levere kernefunktionerne og synkronisere dem på tværs af enheder | Aftale (6(1)(b)) |
| Placeringsdata | Præcis GPS-position, regioner, områder og markører, du opretter | Centrere kortet, placere markører og gemme de positioner, du registrerer | Aftale (6(1)(b)); adgang til enhedens position kun med dit samtykke (6(1)(a)) |
| Billeder & medier | Billeder/videoer, du knytter til optegnelser | Lade dig dokumentere jagter og trofæer | Aftale (6(1)(b)); adgang til fotobibliotek med dit samtykke |
| Kontakter | Kontakter, du vælger at importere | Lade dig tilføje jagtkammerater og kontakter | Samtykke (6(1)(a)) — kun kontakter, du aktivt importerer |
| Abonnements- og købsdata | Abonnementsstatus, plan, transaktions-/kvitterings-id'er fra app-butikken, RevenueCat-bruger-id, købs- og rettighedshistorik | Validere dine køb i appen og administrere din plan og dine forbrugsgrænser på tværs af enheder | Aftale (6(1)(b)); retlig forpligtelse til bogføring (6(1)(c)) |
| Delt indhold & sikkerhedsdata | Indhold, du deler med grupper eller via links (med dit bruger-id som ophavsmand), anmeldelser, du indsender, eller som vedrører dig (anmelder, anmeldt bruger, reference til indholdet, begrundelse, et bevisøjebliksbillede), blokeringslister, moderationsafgørelser | Knytte delt indhold til ophavsmanden, screene det for anstødeligt materiale, håndtere anmeldelser og blokeringer samt håndhæve vores Betingelser | Aftale (6(1)(b)); legitime interesser (6(1)(f)) — at holde Tjenesten sikker; retlig forpligtelse (6(1)(c)), hvor loven kræver, at vi griber ind |
| Diagnostik | Nedbrudslogs og tekniske fejldata (via Firebase Crashlytics) | Holde appen stabil og rette fejl | Legitime interesser (6(1)(f)) — at levere en pålidelig tjeneste |
| Push-notifikationer | Enhedens push-token (via Firebase Cloud Messaging) | Sende de notifikationer, du har aktiveret | Samtykke (6(1)(a)) |
Vi bruger ikke dine data til annoncering, og vi sporer dig ikke på tværs af andre virksomheders apps eller websteder.
4. Køb i appen (Apple, Google & RevenueCat)
Abonnementer og andre køb i appen foretages gennem Apple App Store eller Google Play. Dine betalingsoplysninger indsamles og behandles af Apple eller Google som selvstændige dataansvarlige i henhold til Apples og Googles privatlivspolitikker. Vi modtager aldrig dit kortnummer.
Vi bruger RevenueCat, Inc. (USA) som databehandler til at validere butikskøb og holde din plan synkroniseret på tværs af enheder. RevenueCat modtager købstokenet eller kvitteringen fra butikken, et RevenueCat-bruger-id, der er knyttet til din TrophyLog-konto, samt grundlæggende enhedsmetadata (såsom platform, appversion og IP-adresse). Vi gemmer din abonnementsstatus, plan og købs-id'er for at administrere din adgang og dine forbrugsgrænser.
5. Moderation, anmeldelser & blokering
Indhold, du deler med andre brugere (fx i jagtgrupper, på din profil eller via offentlige eller skjulte links), bærer dit bruger-id som ophavsmand og kan screenes, både automatisk og af vores team, for indhold, der overtræder vores Betingelser. Når du anmelder indhold eller en bruger, eller blokerer en bruger, registrerer vi, hvem der har anmeldt eller blokeret hvem, det pågældende indhold, din begrundelse og et øjebliksbillede af indholdet som bevis, så vi kan gennemgå anmeldelsen og handle på den. Den anmeldte bruger får ikke at vide, hvem der har anmeldt vedkommende. Vi gemmer en oversigt over vores afgørelser, så vi kan håndhæve vores Betingelser konsekvent og behandle klager. Private jagtdagbogsdata, som du ikke har delt, screenes ikke.
6. Hvem vi deler data med
Vi deler kun personoplysninger med databehandlere, der hjælper os med at drive TrophyLog, under databehandleraftaler:
- Railway — hosting og database
- Cloudflare (R2, Workers) — lagring af dine billeder og filer, databasesikkerhedskopier samt routing/levering af forespørgsler til vores tjenester
- Bunny Stream — upload, behandling, hosting og afspilning af de videoer, du tilføjer
- Resend — transaktionelle e-mails (fx bekræftelses- og sletningskoder)
- Google Firebase (Crashlytics, Cloud Messaging) — nedbrudsdiagnostik og push-notifikationer
- Mapbox — kortvisning (modtager placerings-/kortforespørgsler)
- RevenueCat, Inc. — validering af køb i appen og abonnementsadministration
- Google / Apple — kun hvis du bruger Log ind med Google/Apple, til godkendelse
Apple og Google behandler dine køb i appen som selvstændige dataansvarlige, ikke som vores databehandlere. Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, hvor loven kræver det, fx i forbindelse med ulovligt indhold eller ulovlig adfærd, der anmeldes til os. Vi sælger ikke dine personoplysninger.
7. Overførsler til tredjelande
Nogle af vores databehandlere (fx Google, RevenueCat, Cloudflare, Bunny Stream, Resend, Mapbox) kan behandle eller viderestille data uden for EU/EØS, herunder i USA. Hvor det sker, er overførsler beskyttet af passende garantier såsom EU's standardkontraktbestemmelser og/eller EU–US Data Privacy Framework. Kontakt os for detaljer eller en kopi af garantierne.
8. Hvor længe vi gemmer data
- Dit private konto- og jagtindhold: gemmes, så længe din konto er aktiv. Når du beder os om at slette din konto, deaktiveres den med det samme og slettes permanent efter en frist på 30 dage. Logger du ind igen inden for de 30 dage, annulleres sletningen. Dette omfatter dine kontooplysninger og de jagter, trofæer, områder, markører, billeder og videoer, du ikke har delt med en gruppe.
- Indhold, du har delt med en gruppe: jagter, trofæer, bookinger og medier, du har delt med en jagtgruppe, bevares i gruppen efter sletningen af din konto, fordi de øvrige medlemmer stadig har brug for deres egne optegnelser. Din tilknytning fjernes: posten er ikke længere knyttet til din konto og vises som "Slettet bruger". Grupper, du ejede, overdrages til et andet medlem eller slettes med deres indhold, hvis du var eneste medlem.
- Sikkerhedskopier: databasesikkerhedskopier gemmes i 30 dage og slettes derefter, så slettede data kan findes i en sikkerhedskopi i op til 30 dage.
- Købs- og bogføringsoplysninger: abonnements-, købs- og rettighedsoplysninger gemmes i 5 år, hvor det kræves efter bogføringsloven, også efter din konto er slettet.
- Anmeldelser, blokeringer og moderationsafgørelser: gemmes, mens anmeldelsen er åben, og i op til 2 år efter, den er afsluttet, eller længere, hvor det er nødvendigt for at håndhæve vores Betingelser, forebygge gentaget misbrug eller forsvare retskrav.
- Registrering af permanent udelukkelse: udelukker vi en bruger permanent, gemmer vi en minimal registrering af udelukkelsen, så længe det er nødvendigt for at forhindre den pågældende i at vende tilbage til Tjenesten.
- Nedbrudsdiagnostik: opbevares efter Firebases standarder (op til 90 dage).
Siden om kontosletning gennemgår den samme proces trin for trin.
9. Dine rettigheder efter GDPR
Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse, dataportabilitet og til at trække samtykke tilbage til enhver tid (uden at det påvirker tidligere behandling). For at udøve en rettighed, kontakt contact@trophylog.com. Du kan slette din konto og tilhørende data direkte i appen under Indstillinger → Farezone eller ved at skrive til os.
Du har også ret til at klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).
10. Børn
TrophyLog er ikke rettet mod børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst data fra børn under denne alder.
11. Ændringer
Vi kan opdatere denne politik. Væsentlige ændringer varsles i appen eller pr. e-mail. Versionsnummeret og datoen "Senest opdateret" øverst på denne side identificerer den gældende revision.
12. Kontakt
TrophyLog A/S, Sortebjergvej 6, 3200 Helsinge, Danmark — contact@trophylog.com